noviembre 03, 2011

Tu oficina en casa

Por Lic. Sonia Romero Alvarado, Profesora de la Licenciatura en Administración de Empresas, Campus Cuitláhuac y microempresaria.

Gracias a los avances las tecnologías de la información, ha surgido una novedosa herramienta que mejora los procesos de comunicación y, por consiguiente, de trabajo: es la denominada “oficina en casa” o home office.

El objetivo principal de la oficina en casa es el de mejorar el rendimiento de los empleados de una organización y reducir los tiempos de los traslados de su casa a la oficina en lugares como la Ciudad de México que, aunque sean cortas las distancias, toma demasiado tiempo en recorrerlas por los problemas de tráfico.

Esta herramienta tecnológica viene además a facilitar la labor del empresario, ya que le permite estar comunicado en cualquier lugar, siempre y cuando tenga acceso a Internet y cuente con los instrumentos técnicos para llevar a cabo esta comunicación remota con su negocio. A esta oportunidad de trabajar en cualquier lugar distinto al escritorio de la oficina (puede ser un parque, un café, un restaurante o un aeropuerto) también se le conoce como teletrabajo.

Los recursos técnicos que permiten trabajar a distancia son:

Ø Acceso a Internet en múltiples sitios, como casa, restaurantes, tarjetas de movilidad o cibercafés.

Ø Reducción en el costo de computadoras y dispositivos móviles del tipo handheld (BlackBerry, iPhone, etcétera).

Ø Elementos de seguridad que permiten tener acceso a la red de la empresa de manera remota sin riesgos de intrusión externa.

Ø Comunicaciones de voz móviles, ya sea desde la computadora portátil o el equipo móvil.

Ø Aplicaciones de colaboración y videoconferencia de bajo costo.

Para que un empresario pueda implementar con éxito y de una manera eficiente el uso de esta tecnología, eliminado los riesgos que pudieran presentarse -como el hecho de que los empleados se dediquen a jugar con el equipo o no lo usen de forma adecuada-, será necesario cambiar la cultura de trabajo, ejecutando acciones como:

· Iniciar con los empleados más responsables.

· Establecer un programa de administración por objetivos.

· Fijar una cultura de seguimiento por parte de los mandos superiores.

· Crear un compromiso entre los empleados de estar localizables en los horarios acordados.

· Proporcionar como mínimo las siguientes herramientas tecnológicas: computadora portátil, acceso a Internet, comunicación de voz, correo electrónico, herramienta de colaboración y acceso remoto a aplicaciones de la empresa.

· Iniciar con un programa piloto que permita a la organización conocer las ventajas de trabajar con el esquema de home office.

Libertad con responsabilidad

Dado que en la modalidad de oficina en casa el teletrabajador se encuentra lejos del espacio físico de la empresa y ésta no puede supervisar las horas de oficina, el empleado sólo puede ser controlado por los resultados que debe proporcionar. Por consecuencia, puede manejar su tiempo de una manera más flexible, ajustando su horario a sus necesidades sociales y familiares, y otorgando más tiempo a su cónyuge e hijos.

Sin embargo, esta libertad trae consigo una nueva responsabilidad, ya que debe ser capaz de tener una autodisciplina y separar lo personal de lo familiar. Esto implica un período de adaptación muy fuerte y puede ser una fuente de tensión tanto para el empleado como para su familia, así como una fuente de incertidumbre para la empresa, pues es muy probable que no todas las personas se adapten a esta modalidad de trabajo.

Optimizando procesos de comunicación

Un empresario puede hacer más eficientes sus procesos de trabajo mediante el uso de las llamadas “comunicaciones unificadas”.

Según el sitio web Communications Strategies, este concepto consiste básicamente en el uso de software, hardware y tecnología de redes, junto con el entrenamiento y los procesos adecuados para ayudar a empresas de todos los tamaños a manejar, transacciones y proyectos, proveyendo una experiencia integrada y consistente a los usuarios, dando como resultado procesos optimizados.

A continuación, les comparto la siguiente liga, la cual proporciona una serie de soluciones para conectarse a Internet, configurar una red pequeña y resolver problemas de comunicación tecnológica, a fin de facilitarle al nuevo empresario su ingreso al mundo de la innovación en los procesos: http://support.apple.com/kb/HT1714?viewlocale=es_ES&locale=es_ES