octubre 25, 2011

Pros y contras de la subcontratación

Por Arizvé Rojas Navarro, Coordinadora de Incubadora de Empresas del Campus Atizapán de la UNITEC

Dentro del quehacer cotidiano de ser empresarios, se encuentra la administración de recursos, por lo que tenemos que analizar la mejor opción para optimizar el uso de los mismos.

Una moderna y excelente opción para garantizar el resultado de nuestros procesos es la subcontratación. Con esto, desplazamos procesos propios a empresas especialistas que nos ayudan a reducir costos y tiempo.

Las outsourcing o empresas de subcontratación adoptan como propio un proceso específico, como el reclutamiento y selección de personal, la contabilidad, los fletes, entre muchos otros, capacitando y certificando a sus trabajadores para ofrecer un excelente servicio.

Actualmente, se ha comprobado que la opción de subcontratar procesos especializados no sólo es un medio para reducir costos; también es una útil herramienta para el crecimiento de nuestras empresas, ya que nos ayudan a llevar procesos en los cuales no tenemos conocimiento o especialización.

La subcontratación representa los siguientes beneficios:
 Es más económico que implementar el proceso dentro de nuestra operación.
 El personal que operará el proceso está altamente calificado.
 Existe mayor eficiencia en los resultados del proceso.
 Se comparten los riesgos propios del proceso.
 Se reducen los costos de manufactura y la inversión en planta.
 La empresa responderá oportunamente a los cambios del entorno.
 Se da mayor énfasis al desarrollo de áreas estratégicas de la empresa.

Sin embargo, también presenta aspectos negativos tales como:
 La actualización o estancamiento de la outsourcing no es una situación que podamos controlar.
 Perdemos contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar.
 No tenemos control sobre el proceso de subcontratación.
 Cambiar el proveedor puede representarnos costos no esperados y muy altos.

Los procesos que en la actualidad se subcontratan con mayor frecuencia son:
 Sistemas financieros.
 Actividades de mercadotecnia.
 Sistemas contables.
 Recursos humanos.
 Servicios administrativos.
 Procesos de producción.
 Sistema de transporte.
 Ventas y distribución.
 Abastecimiento.

También debemos considerar que tenemos áreas que no se deben subcontratar.
 La administración de la planeación estratégica.
 La tesorería.
 El control de proveedores.
 La administración de calidad.
 El servicio al cliente.
 La distribución y las ventas.

La subcontratación debe llevarse a cabo basada en una planeación estratégica. Igualmente, al elegir al proveedor, se deben considerar garantías de calidad y especialización estrechamente ligadas al proceso que ejecuta y que ofrezca valores tradicionales como la honradez, la actitud de servicio, las políticas de calidad, al igual que referencias o recomendaciones, así como contratos transparentes.

octubre 18, 2011

Más que TI, las pymes requieren mejor formación

Por Lic. Ana Lilia Barbosa Villaseñor, Socio-consultora de Habla Digital y Profesora de Mercadotecnia y Comunicación del Campus Cuitláhuac de la UNITEC.

La Tecnologías de la Información (TI) han sido atendidas como “la revolución del presente siglo”, en donde su acción ejerce influencia y consecuencias que han rebasado los planteamientos que teníamos de la manera tradicional de operar, diseñar, modificar y comprender las relaciones.

La aplicación inicial de las TI está orientada hacia los negocios, pensando en realizar actividades de corte integrador. Pero ¿qué pasa con las pymes? Por qué no se ha dado el “boom” que se esperaba respecto a la revolución en sus formas de operar?

Sí vemos un alto crecimiento en la compra de equipos, dispositivos móviles y demás gadgets que hacen más visible la presencia de la era de la información, pero en su operación las pymes no han puesto de manifiesto la eficiencia de sus procesos apoyándose de las nuevas tecnologías.

Ninguna empresa está exenta de contar con herramientas tecnológicas que le permitan acceder a procesos administrativos eficientes, sólo requieren de gente que:

· “Sepa leer”.

· Tenga la posibilidad de seguir un proceso”.

· “Su curiosidad los lleve a explorar nuevos caminos”.

· “No tengan miedo al cambio”.

· “Se permitan compartir la información”.

Los puntos anteriores no son más que lineamientos surgidos en la práctica y que hacen ver lo que las grandes consultoras capitalizan: “el know how” sobre la integración de conocimiento y procesos, utilizando recursos tecnológicos.

Pongamos un ejemplo real de la aplicación del know how: el surgimiento de los documentos compartidos de Google (google docs) es una herramienta que para una empresa pequeña es la solución para realizar trabajo en red. Al contar con una cuenta de Gmail, una organización y sus integrantes pueden generar archivos compartidos para informar, visualizar, corregir y enriquecer. Podemos utilizar un documento en un procesador de texto (muy similar a Word), en donde haya más de un colaborador y visualicen en una ventana pequeña los cambios o las aportaciones que se han hecho a dicho documento. Incluso, tienen la posibilidad de ver quién o quiénes están trabajando en dicho documento al mismo tiempo y hacerse observaciones sobre lo que se va escribiendo en una ventana de chat. Este documento se puede “checar” desde cualquier computadora, siempre y cuando se cuente con una conexión a Internet, una cuenta de Gmail, un administrador que creó el documento y el grupo cerrado con el cual trabajar. ¿Para quién podría ser útil esta aplicación? La veo muy práctica para un bufete de abogados, comunicadores, consultorías que desarrollan un contenido en conjunto y que quieren eficientar tiempos y procesos. ¿El reto? Lograr el trabajo en equipo y la paciencia para darle a cada quien la palabra. Nuevamente es un trabajo de formación, de human ware, no de tecnología.

Siguiendo en este tenor, tenemos nuevamente en Gmail una aplicación que en mis tiempos de estudiante me hubiera ahorrado varias asoleadas, gasto en papel y disminuido mis errores de captura al vaciar los datos. Hablo de los formularios o encuestas, mismas que en su lógica aplicación pueden tener un margen de error, como cualquier otra herramienta de investigación cuantitativa, pero que permiten tener resultados inmediatos, graficables, y con la posibilidad de que los integrantes de la empresa puedan tener acceso directo a los resultados sin esperar a que lleguen los encuestadores con sus formatos en papel y comiencen a vaciar las respuestas en sus tablas.

En la actualidad, la capacidad de respuesta y el tiempo invertido en cada proyecto es crucial para lograr una cuenta, mantener un cliente, cerrar un contrato, controlar los resultados, entre otros. Por tal motivo, la herramienta de formularios o forms en google docs únicamente requiere de quien diseña dicha encuesta: “lea”, revise y analice los datos que quiere obtener para saber la pregunta que debe realizar, la forma en que quiere obtener los datos, la profundidad de los mismos y el mercado o público al cual dirigirá esta herramienta de investigación.

En este punto, recalco, las herramientas tecnológicas ahí están. Considero que lo que está fallando es la habilidad humana por explotarlas y comprender su uso. Al ser recursos digitales, consideramos que trabajan solos, piensan solos o, por el contrario, requerimos de expertos que se han dado a la tarea de desarrollar esas habilidades que nosotros nos negamos a fortalecer.

En alguna ocasión me preguntaba un cliente si requería comprar una aplicación de CRM (Administrador de Relaciones con el Cliente, por sus siglas en inglés) para atender las necesidades y comunicación con sus clientes y proveedores. Al hacer una revisión del tamaño de su mercado, sus productos, servicios y operación interna, le dije: “¿Tienes Facebook?” “¿Cómo, Facebook?”, me dijo mi cliente asombrado e incrédulo. “¡Claro, Facebook!”, esa red social mitificada y catalogada como un gran “chismógrafo” a donde la gente accede porque no tiene nada qué hacer, como dicen muchos.

Esa red social (abreviada como FB) no es otra cosa que una aplicación que cumple con las normas básicas de un CRM: contar con los datos de contacto con el cliente (perfil), tener abierto un canal de comunicación en línea (chat), brindar información de productos, servicios o novedades de nuestra empresa a nuestra comunidad (muro), ser un administrador de datos importantes de relaciones públicas (cumpleaños, gustos, preferencias y, por qué no, necesidades).

FB es una herramienta tecnológica que no almacenamos en servidores propios; los recursos son gratuitos; el mantenimiento y soporte técnico corren por su cuenta; puedo hacer grupos cerrados por producto, cuenta o empresa; y lo más importante, puedo acceder a él desde cualquier equipo terminal, llámese computadora, celular, consola, etcétera

Lo que para unos es un entretenimiento, para otros puede ser una herramienta que le permite reducir costos, mejorar su desempeño y ampliar oportunidades de negocio.

La visión empresarial debe orientarse hacia la eficiencia de los recuirsos qye tenemos en las redes, combinando las habilidades del aprendizaje autodidacta para el desarrollo de procesos de mejora continua. Los recursos ahí están; únicamente hay que aprender a ubicarlos, a leerlos, a desarrollarlos y a aplicarlos. ¿Lo demás? Lo demás se da solo.


octubre 07, 2011

Cursos Gratuitos para emprendedores en la UNITEC

Este miércoles 12 de octubre se llevará a cabo el curso "Registra tu Marca", de las 14:00 a las 18:00 horas, en la Sala de Admisión.


Regístrate previamente al 1115-7000 ext. 51951 o en el correo electrónico cariaslo@mail.unitec.mx





octubre 04, 2011

Mi experiencia en la Incubadora de Empresas

Por Ricardo Ávila, emprendedor de la Incubadora de Empresas de Atizapán de la UNITEC.

Mi ingreso a la Universidad Tecnológica de México (UNITEC), en septiembre de 1999, fue resultado de eventos fortuitos.

Yo estudiaba en la Preparatoria 6 “Antonio Caso,” de la UNAM, y consideraba que mis necesidades de estudios a nivel superiores estaban cubiertos, ya que tenía pase automático a la facultad. Mi plan era estudiar una ingeniería, egresar y buscar emplearme en alguna empresa, y permanecer ahí hasta mi retiro. Sin embargo, fue en ese año que tuvo lugar una huelga en la UNAM que, de inicio, me pareció una buena oportunidad para tener vacaciones, percepción que cambio después de cinco meses sin escuela y sin señales claras de que se reiniciaran las clases.

Fue entonces que comencé a analizar posibilidades de estudiar en una institución de educación superior privada. Así llegué al Campus Sur de UNITEC, donde tras presentar el examen de ingreso, los asesores me hicieron una propuesta que no pude rechazar: una beca por aprovechamiento.

Meses después, en 2001, junto con algunos compañeros y amigos de la carrera ingresamos a la primera convocatoria de la recién inaugurada Incubadora de Empresas en Negocios Electrónicos y Tecnología de Información de la UNITEC.

Debo confesar que, al principio, no teníamos ni idea de cómo comenzar a plantear una propuesta de negocio. De hecho, no teníamos bien definida la idea de negocio que presentaríamos. Pero fue a través de los cursos que tomamos y del respaldo de los asesores especializados que pudimos elaborar un plan de negocios, generar los indicadores financieros, definir y segmentar nuestro mercado meta, realizar el análisis FODA y los demás estudios de mercado y financieros que a nosotros, como ingenieros, nos eran totalmente ajenos y desconocidos.

Finalmente, llego el día de la exposición de nuestro plan de negocios ante el Consejo de Expertos, el cual evaluaría la viabilidad de la propuesta. Ese día fue la culminación de un largo periodo de preparación y sólo nos quedaba esperar la resolución del consejo para saber si pasaríamos a la etapa de incubación.

Cuando se publicaron los resultados, y supimos que nuestra idea había pasado a la etapa de incubación, estábamos tan emocionados que ni lo podíamos creer. Y para festejarlo, mi familia nos organizó una fiesta sorpresa en mi casa.

Al llegar a la Incubadora de Empresas de Atizapán todo estaba flamante, pues éramos la primera generación. Debo reconocer que ahí siempre contamos con el apoyo del C.P. Guillermo Vega Laing, su director, quien estaba al pendiente de lo que necesitábamos para madurar nuestra idea de negocio.

En la incubadora continuamos con la preparación y detallado del proyecto de negocio mediante cursos de programación en JAVA, de mercadotecnia, de finanzas, además de recibir la asesoría legal para la constitución de sociedades. También contábamos con un espacio donde trabajar, los equipos necesarios para el desarrollo de nuestra aplicación, el apoyo en labores administrativas y secretariales, por lo que nosotros únicamente teníamos que ocuparnos de trabajar.

En aquel entonces, la constitución legal de una sociedad nos parecía algo muy complicado y casi inalcanzable. Pero, poco a poco, y con el respaldo de la incubadora nos fuimos acercando a ese punto hasta que el 12 de septiembre de 2003 nos constituimos como persona moral.

Desde el inicio, nuestra idea de negocio estuvo orientada al mercado educativo. Hoy, a pesar de ya no continuar con los integrantes iniciales y de haber tenido que superar muchas adversidades, ofrecemos soluciones en administración escolar a instituciones educativas privadas que requieren mejorar su administración y organización interna, además de desarrollos a la medida para empresas que desean sistematizar sus procesos.

Gracias a la Incubadora de Empresas de la UNITEC mi plan de vida ha cambiado: pasé de querer emplearme en una empresa a formar una empresa que opera y genera empleos.