Tu oficina en casa

Por Lic. Sonia Romero Alvarado, Profesora de la Licenciatura en Administración de Empresas, Campus Cuitláhuac y microempresaria.

Gracias a los avances las tecnologías de la información, ha surgido una novedosa herramienta que mejora los procesos de comunicación y, por consiguiente, de trabajo: es la denominada “oficina en casa” o home office.

El objetivo principal de la oficina en casa es el de mejorar el rendimiento de los empleados de una organización y reducir los tiempos de los traslados de su casa a la oficina en lugares como la Ciudad de México que, aunque sean cortas las distancias, toma demasiado tiempo en recorrerlas por los problemas de tráfico.

Esta herramienta tecnológica viene además a facilitar la labor del empresario, ya que le permite estar comunicado en cualquier lugar, siempre y cuando tenga acceso a Internet y cuente con los instrumentos técnicos para llevar a cabo esta comunicación remota con su negocio. A esta oportunidad de trabajar en cualquier lugar distinto al escritorio de la oficina (puede ser un parque, un café, un restaurante o un aeropuerto) también se le conoce como teletrabajo.

Los recursos técnicos que permiten trabajar a distancia son:

Ø Acceso a Internet en múltiples sitios, como casa, restaurantes, tarjetas de movilidad o cibercafés.

Ø Reducción en el costo de computadoras y dispositivos móviles del tipo handheld (BlackBerry, iPhone, etcétera).

Ø Elementos de seguridad que permiten tener acceso a la red de la empresa de manera remota sin riesgos de intrusión externa.

Ø Comunicaciones de voz móviles, ya sea desde la computadora portátil o el equipo móvil.

Ø Aplicaciones de colaboración y videoconferencia de bajo costo.

Para que un empresario pueda implementar con éxito y de una manera eficiente el uso de esta tecnología, eliminado los riesgos que pudieran presentarse -como el hecho de que los empleados se dediquen a jugar con el equipo o no lo usen de forma adecuada-, será necesario cambiar la cultura de trabajo, ejecutando acciones como:

· Iniciar con los empleados más responsables.

· Establecer un programa de administración por objetivos.

· Fijar una cultura de seguimiento por parte de los mandos superiores.

· Crear un compromiso entre los empleados de estar localizables en los horarios acordados.

· Proporcionar como mínimo las siguientes herramientas tecnológicas: computadora portátil, acceso a Internet, comunicación de voz, correo electrónico, herramienta de colaboración y acceso remoto a aplicaciones de la empresa.

· Iniciar con un programa piloto que permita a la organización conocer las ventajas de trabajar con el esquema de home office.

Libertad con responsabilidad

Dado que en la modalidad de oficina en casa el teletrabajador se encuentra lejos del espacio físico de la empresa y ésta no puede supervisar las horas de oficina, el empleado sólo puede ser controlado por los resultados que debe proporcionar. Por consecuencia, puede manejar su tiempo de una manera más flexible, ajustando su horario a sus necesidades sociales y familiares, y otorgando más tiempo a su cónyuge e hijos.

Sin embargo, esta libertad trae consigo una nueva responsabilidad, ya que debe ser capaz de tener una autodisciplina y separar lo personal de lo familiar. Esto implica un período de adaptación muy fuerte y puede ser una fuente de tensión tanto para el empleado como para su familia, así como una fuente de incertidumbre para la empresa, pues es muy probable que no todas las personas se adapten a esta modalidad de trabajo.

Optimizando procesos de comunicación

Un empresario puede hacer más eficientes sus procesos de trabajo mediante el uso de las llamadas “comunicaciones unificadas”.

Según el sitio web Communications Strategies, este concepto consiste básicamente en el uso de software, hardware y tecnología de redes, junto con el entrenamiento y los procesos adecuados para ayudar a empresas de todos los tamaños a manejar, transacciones y proyectos, proveyendo una experiencia integrada y consistente a los usuarios, dando como resultado procesos optimizados.

A continuación, les comparto la siguiente liga, la cual proporciona una serie de soluciones para conectarse a Internet, configurar una red pequeña y resolver problemas de comunicación tecnológica, a fin de facilitarle al nuevo empresario su ingreso al mundo de la innovación en los procesos: http://support.apple.com/kb/HT1714?viewlocale=es_ES&locale=es_ES

Pros y contras de la subcontratación

Por Arizvé Rojas Navarro, Coordinadora de Incubadora de Empresas del Campus Atizapán de la UNITEC

Dentro del quehacer cotidiano de ser empresarios, se encuentra la administración de recursos, por lo que tenemos que analizar la mejor opción para optimizar el uso de los mismos.

Una moderna y excelente opción para garantizar el resultado de nuestros procesos es la subcontratación. Con esto, desplazamos procesos propios a empresas especialistas que nos ayudan a reducir costos y tiempo.

Las outsourcing o empresas de subcontratación adoptan como propio un proceso específico, como el reclutamiento y selección de personal, la contabilidad, los fletes, entre muchos otros, capacitando y certificando a sus trabajadores para ofrecer un excelente servicio.

Actualmente, se ha comprobado que la opción de subcontratar procesos especializados no sólo es un medio para reducir costos; también es una útil herramienta para el crecimiento de nuestras empresas, ya que nos ayudan a llevar procesos en los cuales no tenemos conocimiento o especialización.

La subcontratación representa los siguientes beneficios:
 Es más económico que implementar el proceso dentro de nuestra operación.
 El personal que operará el proceso está altamente calificado.
 Existe mayor eficiencia en los resultados del proceso.
 Se comparten los riesgos propios del proceso.
 Se reducen los costos de manufactura y la inversión en planta.
 La empresa responderá oportunamente a los cambios del entorno.
 Se da mayor énfasis al desarrollo de áreas estratégicas de la empresa.

Sin embargo, también presenta aspectos negativos tales como:
 La actualización o estancamiento de la outsourcing no es una situación que podamos controlar.
 Perdemos contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar.
 No tenemos control sobre el proceso de subcontratación.
 Cambiar el proveedor puede representarnos costos no esperados y muy altos.

Los procesos que en la actualidad se subcontratan con mayor frecuencia son:
 Sistemas financieros.
 Actividades de mercadotecnia.
 Sistemas contables.
 Recursos humanos.
 Servicios administrativos.
 Procesos de producción.
 Sistema de transporte.
 Ventas y distribución.
 Abastecimiento.

También debemos considerar que tenemos áreas que no se deben subcontratar.
 La administración de la planeación estratégica.
 La tesorería.
 El control de proveedores.
 La administración de calidad.
 El servicio al cliente.
 La distribución y las ventas.

La subcontratación debe llevarse a cabo basada en una planeación estratégica. Igualmente, al elegir al proveedor, se deben considerar garantías de calidad y especialización estrechamente ligadas al proceso que ejecuta y que ofrezca valores tradicionales como la honradez, la actitud de servicio, las políticas de calidad, al igual que referencias o recomendaciones, así como contratos transparentes.

Más que TI, las pymes requieren mejor formación

Por Lic. Ana Lilia Barbosa Villaseñor, Socio-consultora de Habla Digital y Profesora de Mercadotecnia y Comunicación del Campus Cuitláhuac de la UNITEC.

La Tecnologías de la Información (TI) han sido atendidas como “la revolución del presente siglo”, en donde su acción ejerce influencia y consecuencias que han rebasado los planteamientos que teníamos de la manera tradicional de operar, diseñar, modificar y comprender las relaciones.

La aplicación inicial de las TI está orientada hacia los negocios, pensando en realizar actividades de corte integrador. Pero ¿qué pasa con las pymes? Por qué no se ha dado el “boom” que se esperaba respecto a la revolución en sus formas de operar?

Sí vemos un alto crecimiento en la compra de equipos, dispositivos móviles y demás gadgets que hacen más visible la presencia de la era de la información, pero en su operación las pymes no han puesto de manifiesto la eficiencia de sus procesos apoyándose de las nuevas tecnologías.

Ninguna empresa está exenta de contar con herramientas tecnológicas que le permitan acceder a procesos administrativos eficientes, sólo requieren de gente que:

· “Sepa leer”.

· Tenga la posibilidad de seguir un proceso”.

· “Su curiosidad los lleve a explorar nuevos caminos”.

· “No tengan miedo al cambio”.

· “Se permitan compartir la información”.

Los puntos anteriores no son más que lineamientos surgidos en la práctica y que hacen ver lo que las grandes consultoras capitalizan: “el know how” sobre la integración de conocimiento y procesos, utilizando recursos tecnológicos.

Pongamos un ejemplo real de la aplicación del know how: el surgimiento de los documentos compartidos de Google (google docs) es una herramienta que para una empresa pequeña es la solución para realizar trabajo en red. Al contar con una cuenta de Gmail, una organización y sus integrantes pueden generar archivos compartidos para informar, visualizar, corregir y enriquecer. Podemos utilizar un documento en un procesador de texto (muy similar a Word), en donde haya más de un colaborador y visualicen en una ventana pequeña los cambios o las aportaciones que se han hecho a dicho documento. Incluso, tienen la posibilidad de ver quién o quiénes están trabajando en dicho documento al mismo tiempo y hacerse observaciones sobre lo que se va escribiendo en una ventana de chat. Este documento se puede “checar” desde cualquier computadora, siempre y cuando se cuente con una conexión a Internet, una cuenta de Gmail, un administrador que creó el documento y el grupo cerrado con el cual trabajar. ¿Para quién podría ser útil esta aplicación? La veo muy práctica para un bufete de abogados, comunicadores, consultorías que desarrollan un contenido en conjunto y que quieren eficientar tiempos y procesos. ¿El reto? Lograr el trabajo en equipo y la paciencia para darle a cada quien la palabra. Nuevamente es un trabajo de formación, de human ware, no de tecnología.

Siguiendo en este tenor, tenemos nuevamente en Gmail una aplicación que en mis tiempos de estudiante me hubiera ahorrado varias asoleadas, gasto en papel y disminuido mis errores de captura al vaciar los datos. Hablo de los formularios o encuestas, mismas que en su lógica aplicación pueden tener un margen de error, como cualquier otra herramienta de investigación cuantitativa, pero que permiten tener resultados inmediatos, graficables, y con la posibilidad de que los integrantes de la empresa puedan tener acceso directo a los resultados sin esperar a que lleguen los encuestadores con sus formatos en papel y comiencen a vaciar las respuestas en sus tablas.

En la actualidad, la capacidad de respuesta y el tiempo invertido en cada proyecto es crucial para lograr una cuenta, mantener un cliente, cerrar un contrato, controlar los resultados, entre otros. Por tal motivo, la herramienta de formularios o forms en google docs únicamente requiere de quien diseña dicha encuesta: “lea”, revise y analice los datos que quiere obtener para saber la pregunta que debe realizar, la forma en que quiere obtener los datos, la profundidad de los mismos y el mercado o público al cual dirigirá esta herramienta de investigación.

En este punto, recalco, las herramientas tecnológicas ahí están. Considero que lo que está fallando es la habilidad humana por explotarlas y comprender su uso. Al ser recursos digitales, consideramos que trabajan solos, piensan solos o, por el contrario, requerimos de expertos que se han dado a la tarea de desarrollar esas habilidades que nosotros nos negamos a fortalecer.

En alguna ocasión me preguntaba un cliente si requería comprar una aplicación de CRM (Administrador de Relaciones con el Cliente, por sus siglas en inglés) para atender las necesidades y comunicación con sus clientes y proveedores. Al hacer una revisión del tamaño de su mercado, sus productos, servicios y operación interna, le dije: “¿Tienes Facebook?” “¿Cómo, Facebook?”, me dijo mi cliente asombrado e incrédulo. “¡Claro, Facebook!”, esa red social mitificada y catalogada como un gran “chismógrafo” a donde la gente accede porque no tiene nada qué hacer, como dicen muchos.

Esa red social (abreviada como FB) no es otra cosa que una aplicación que cumple con las normas básicas de un CRM: contar con los datos de contacto con el cliente (perfil), tener abierto un canal de comunicación en línea (chat), brindar información de productos, servicios o novedades de nuestra empresa a nuestra comunidad (muro), ser un administrador de datos importantes de relaciones públicas (cumpleaños, gustos, preferencias y, por qué no, necesidades).

FB es una herramienta tecnológica que no almacenamos en servidores propios; los recursos son gratuitos; el mantenimiento y soporte técnico corren por su cuenta; puedo hacer grupos cerrados por producto, cuenta o empresa; y lo más importante, puedo acceder a él desde cualquier equipo terminal, llámese computadora, celular, consola, etcétera

Lo que para unos es un entretenimiento, para otros puede ser una herramienta que le permite reducir costos, mejorar su desempeño y ampliar oportunidades de negocio.

La visión empresarial debe orientarse hacia la eficiencia de los recuirsos qye tenemos en las redes, combinando las habilidades del aprendizaje autodidacta para el desarrollo de procesos de mejora continua. Los recursos ahí están; únicamente hay que aprender a ubicarlos, a leerlos, a desarrollarlos y a aplicarlos. ¿Lo demás? Lo demás se da solo.

Cursos Gratuitos para emprendedores en la UNITEC

Este miércoles 12 de octubre se llevará a cabo el curso "Registra tu Marca", de las 14:00 a las 18:00 horas, en la Sala de Admisión.


Regístrate previamente al 1115-7000 ext. 51951 o en el correo electrónico cariaslo@mail.unitec.mx

Mi experiencia en la Incubadora de Empresas

Por Ricardo Ávila, emprendedor de la Incubadora de Empresas de Atizapán de la UNITEC.

Mi ingreso a la Universidad Tecnológica de México (UNITEC), en septiembre de 1999, fue resultado de eventos fortuitos.

Yo estudiaba en la Preparatoria 6 “Antonio Caso,” de la UNAM, y consideraba que mis necesidades de estudios a nivel superiores estaban cubiertos, ya que tenía pase automático a la facultad. Mi plan era estudiar una ingeniería, egresar y buscar emplearme en alguna empresa, y permanecer ahí hasta mi retiro. Sin embargo, fue en ese año que tuvo lugar una huelga en la UNAM que, de inicio, me pareció una buena oportunidad para tener vacaciones, percepción que cambio después de cinco meses sin escuela y sin señales claras de que se reiniciaran las clases.

Fue entonces que comencé a analizar posibilidades de estudiar en una institución de educación superior privada. Así llegué al Campus Sur de UNITEC, donde tras presentar el examen de ingreso, los asesores me hicieron una propuesta que no pude rechazar: una beca por aprovechamiento.

Meses después, en 2001, junto con algunos compañeros y amigos de la carrera ingresamos a la primera convocatoria de la recién inaugurada Incubadora de Empresas en Negocios Electrónicos y Tecnología de Información de la UNITEC.

Debo confesar que, al principio, no teníamos ni idea de cómo comenzar a plantear una propuesta de negocio. De hecho, no teníamos bien definida la idea de negocio que presentaríamos. Pero fue a través de los cursos que tomamos y del respaldo de los asesores especializados que pudimos elaborar un plan de negocios, generar los indicadores financieros, definir y segmentar nuestro mercado meta, realizar el análisis FODA y los demás estudios de mercado y financieros que a nosotros, como ingenieros, nos eran totalmente ajenos y desconocidos.

Finalmente, llego el día de la exposición de nuestro plan de negocios ante el Consejo de Expertos, el cual evaluaría la viabilidad de la propuesta. Ese día fue la culminación de un largo periodo de preparación y sólo nos quedaba esperar la resolución del consejo para saber si pasaríamos a la etapa de incubación.

Cuando se publicaron los resultados, y supimos que nuestra idea había pasado a la etapa de incubación, estábamos tan emocionados que ni lo podíamos creer. Y para festejarlo, mi familia nos organizó una fiesta sorpresa en mi casa.

Al llegar a la Incubadora de Empresas de Atizapán todo estaba flamante, pues éramos la primera generación. Debo reconocer que ahí siempre contamos con el apoyo del C.P. Guillermo Vega Laing, su director, quien estaba al pendiente de lo que necesitábamos para madurar nuestra idea de negocio.

En la incubadora continuamos con la preparación y detallado del proyecto de negocio mediante cursos de programación en JAVA, de mercadotecnia, de finanzas, además de recibir la asesoría legal para la constitución de sociedades. También contábamos con un espacio donde trabajar, los equipos necesarios para el desarrollo de nuestra aplicación, el apoyo en labores administrativas y secretariales, por lo que nosotros únicamente teníamos que ocuparnos de trabajar.

En aquel entonces, la constitución legal de una sociedad nos parecía algo muy complicado y casi inalcanzable. Pero, poco a poco, y con el respaldo de la incubadora nos fuimos acercando a ese punto hasta que el 12 de septiembre de 2003 nos constituimos como persona moral.

Desde el inicio, nuestra idea de negocio estuvo orientada al mercado educativo. Hoy, a pesar de ya no continuar con los integrantes iniciales y de haber tenido que superar muchas adversidades, ofrecemos soluciones en administración escolar a instituciones educativas privadas que requieren mejorar su administración y organización interna, además de desarrollos a la medida para empresas que desean sistematizar sus procesos.

Gracias a la Incubadora de Empresas de la UNITEC mi plan de vida ha cambiado: pasé de querer emplearme en una empresa a formar una empresa que opera y genera empleos.

Los diez errores del emprendedor

Por Ing. Víctor Gómez Quintero, Catedrático del Campus Cuitláhuac de la UNITEC.

Emprender es una palabra de la mayor relevancia para nuestro país, ya que la creación de riqueza y de empleos es el factor determinante que hará que México crezca y se desarrolle.

Para emprender se requiere de un gran entusiasmo, de valor y de conocimientos. Sin embargo, al emprender se suelen cometer algunos errores comunes. Veamos algunos de ellos.

1) No definir su negocio.- Escuchamos decir frases como “estoy en el sector servicios”; “vendo refacciones para computadoras”; “vendo hamburguesas”, etcétera. Estas frases no definen nada. La definición del negocio nos permite enfocar nuestros esfuerzos y recursos; nos permiten comunicar, convencer y, más aún, encontrar cómo competir en un mercado cada día mas complejo. Veamos un caso: en Estados Unidos, los migrantes mexicanos cada año regresan en enero después de visitar su tierra mexicana con unos cuantos pesos en la bolsa. Son unos cuantos pesos, pero son una gran cantidad de bolsillos en esa situación y son pesos que no podrán cambiar en el vecino país del norte. Al percatarse de ello, unos emprendedores hicieron un restaurante de pizzas. ¿Es esta su definición de negocio? La respuesta es no; de ser así, su competencia sería Domino´s Pizza, Pizza Hut, y cualquier otro negocio similar de hamburguesas o de tacos. Ellos, en cambio, definieron su negocio como “Pizzas x Pesos”... y todo cambió.

2) No definir su mercado.- Si en el caso planteado hubieran dicho “les vendemos pizzas a todos”, no le hubieran vendido a nadie. No hay frase más terrible en la boca de un emprendedor que “yo les vendo a todos”.

3) Competir por costo y no con creatividad y calidad.- México no es un país de mano de obra barata y tampoco tenemos una gran infraestructura. Si quieres vender por costo debes estar listo para producir a gran escala con demanda continua y estable; si este no es tu caso, compite con productos creativos. La creatividad es unir dos o más conceptos de manera tal que nadie antes lo haya hecho. Ejemplos: necesidad de cambiar el canal en la televisión + incomodidad de levantarse = control remoto; pizzas + entrega a domicilio en tiempo récord = Domino’s Pizzas; pizzas + gente sin donde gastar sus pesos = Pizzas x Pesos.

4) Enfocarse en los gustos y requerimientos propios y no en los del cliente.- Recordemos el coche fabricado por Homero Simpson por encargo de su hermano: un monstruo (http://www.youtube.com/watch?v=U9IV50KiiMI). Cuando escuchamos al mercado, hacemos de la empresa algo atractivo para los clientes. Si a alguien le duele la cabeza, tomará un analgésico; si el dolor es fuerte o crónico, acude al doctor y paga. Busquemos resolver el dolor de nuestros clientes, siempre y cuando estén dispuestos a pagar por ello.

5) Invertir en lo que el cliente no necesita.- Si se entiende lo que nuestro cliente quiere, se lo podremos ofrecer: lujo, exclusividad, bajo costo, tiempo de entrega, innovación. Si es lo que el cliente busca, pagará por él; de otra forma nos encontraremos comprando cosas que no servirán a nuestros propósitos.

6) El lobo solitario.- Yo puedo: producir, comercializar, sembrar, distribuir, capacitar, administrar, planear, diseñar… ¡No, nadie puede! El emprendedor debe enfocarse en aquello que sea bueno, en aquella parte del proceso donde su oferta de valor efectivamente lo sea.

7) Si el negocio ya funciona, no asignarse un sueldo.- Emprender es una forma de vida y no debe servir para satisfacer nuestras necesidades económicas y de autorrealización. Debemos, por lo tanto, tener expectativas claras de vida, sobre todo en el caso de las empresas familiares. La empresa no es parte de los ingresos y gastos de la familia, y nunca debe serlo. Desde el inicio se debe definir la participación de los integrantes y su remuneración económica.

8) La tecnología como clave.- Tener una cierta tecnología, en particular la de información, ya no proporciona ventaja competitiva, La forma en la cual esa tecnología crea valor es lo que permite potenciar la competitividad. Si la empresa con la tecnología reduce costos, tiempos, acerca el producto al consumidor, le facilita la forma de hacer compras, informa, motiva, convence, sólo entonces la tecnología nos está ayudando.

9) Eficiencia y eficacia en los procesos de negocios.- Se pueden estar haciendo de manera muy eficiente actividades o cosas que no sirven para nada. Con inteligencia, voluntad y fuerza que ejecute es como nuestro negocio puede prosperar.

10) No hacer plan de negocios.- Si bien tener un plan no es garantía de éxito, el no tenerlo sí puede ser la fuente de nuestro fracaso.

A continuación, les comparto a los emprendedores algunas recomendaciones en forma de mandamientos.

1) Harás un plan de negocios tan claro que en una sola hoja puedas comunicar tu negocio, tu mercado, tus productos, la tecnología a utilizar, las alianzas y las estrategias. Todo esto debe estar organizado en un horizonte de tiempo; el road map es una gran herramienta.

2) No dirás “yo le vendo a todo el mundo”. Conoce y entiende a tu cliente.

3) Tendrás una clara definición de en qué negocio te encuentras; si estás equivocado, corrige.

4) Pondrás en el número uno de tus prioridades la creatividad; no ofrecerás algo que todos tienen ni lo ofrecerás de la misma forma porque “eso siempre funciona”. Encuentra tu nicho.

5) La opinión más importante en las decisiones de tu empresa será la de tu cliente.

6) Realizarás tus inversiones en base a las necesidades cambiantes de tu cliente y en lo que esperas ofrecerle, en aquel dolor que le puedas resolver pero por el cual esté dispuesto a pagar.

7) No me pondré la capa de súper héroe y lucharé solo contra el mundo. Buscarás alianzas estratégicas, universidades, incubadoras de negocios, asociaciones, clúster o cadenas de valor en las que puedas participar. La clave no es competir, es colaborar.

8) Haré uso de la tecnología como factor de competitividad.

9) No eres esclavo de tu empresa ni la empresa esclava de la familia.

10) Debes hacer con gran eficiencia aquello que se supone debes estar haciendo. Evitarás hacer muy eficientemente los errores que limitan, desvían y le roban valor a tu empresa.